Selección de Proveedores en la Cadena de Abastecimiento

Ya era hora de postear algo serio y relacionado con mi profesión ¿o no?.

En toda Organización real siempre existirán los proveedores, ya sean de productos o servicios, independientemente de la actividad que realice esta organización.

Los Proveedores como su nombre lo indica, proveen a la empresa u organización de los productos y/o servicios necesarios para el desempeño de su actividad, tanto principal como complementaria, por ejemplo: En una fábrica de ropa el recurso principal adquirido a los proveedores es la tela, y un recurso complementario sería la papelería adquirida para llevar cuentas, facturas y registros; ambos en ese caso serían proveedores de la misma organización en distinto nivel pero a la vez necesarios.

Cuando una empresa (organización) ya tiene establecido el método para escoger a sus proveedores es más fácil determinar la eficacia, eficiencia y los beneficios reales que estos traen a la organización. Cuando la empresa no tiene definido este aspecto existen unos pasos que aunque no son de rigor u obligatoriedad vale la pena tener en cuenta.

Antes que nada debemos tener claro el mercado, nicho y actividad de la empresa, así como sus necesidades reales existentes, partiendo de eso:

1. Las necesidades se deben determinar, esclarecer y clasificar según su nivel de importancia para la organización, es decir, los insumos principales y los complementarios.

2. Establecer un "protocolo", es decir, una forma según la cual la empresa va a buscar a los proveedores, ya sea por medio de licitación o pidiendo cotizaciones directamente. Para esto es necesario, casi obligatorio contar con bases y justificaciones reales, partiendo de la generación de históricos de consumo de los insumos, frecuencias de uso y duración de las cantidades previstas, así sea realizando un estimado si es por primera vez, si no, se entiende que existe cierta experiencia y conocimiento.

3. Diseño de formatos: En una organización el orden y coherencia en la comunicación interna es vital para evitar malos entendidos y burocracias ajenas a esta, teniendo esto en cuenta se debe diseñar un formato único variable para la solicitud de requisiciones al departamento correspondiente, con el fin de que quede constancia escrita y tangible de lo solicitado, lo aprobado y lo realmente adquirido.

4. Evaluar las posibles existencias, inventarios o reservas: Si ya existen antecedentes, o algún tipo de reservas en inventario, un stock así sea mínimo es importante recabar la información de su tiempo de consumo, duración en bodega, precio de compra y sobre todo el proveedor al que le fueron comprados esos insumos, esto se puede combinar con el pase anterior, El Diseño de Formatos.

5. Pre - selección de Proveedores: Teniendo claras las necesidades, ya se debe tener una idea de quienes podrían ser los proveedores de la organización, teniendo en cuenta que el método escogido sea el de solicitar cotizaciones directamente (La forma por medio de licitación es variable aunque no difiere mucho de esta, sin embargo en otro post la explicaré).

6. Establecer las Políticas, Normas y Reglas a tener en cuenta y calificar para escoger a los proveedores: No se debe confundir con el diseño del formato para la comunicación interna; Recordando que se tiene ya una lista de posibles proveedores, el siguiente paso es definir los puntos a tener en cuenta para la escogencia del elegido, es común crear un formato tipo matriz y en el colocar un número determinado de aspectos a tener en cuenta y según el tipo de proveedor asignarle un puntaje, por ejemplo: Tomar en cuenta la fecha de entrega, la calidad, la garantía, el material, el costo y otros. Con base en estos ir calificando a cada uno de los pre - seleccionados.

7. Calificación Primaria de los Proveedores: Con formato hecho, cotizaciones recibidas y lista de necesidades se puede realizar la calificación primaria de los proveedores, y según el puntaje o calificación obtenida escoger por ejemplo a 3 proveedores para el siguiente paso. Es vital tener en cuenta todos los aspectos y no generalizar, ya que no es lo mismo escoger un proveedor para papelería que un proveedor de concreto para construcción.

8. Identificación de Proveedores Clave: Así como en la vida no siempre el que mas trabaja es el que tiene más dinero, para la organización no siempre representa una economía aprovisionarse del que le brinda los menores costos, porque esto puede ser a expensas de la calidad.     

9. Comunicación de dos vías: Teniendo claro el proveedor el proveedor de interés es bueno reunirse con él, y hablar de los beneficios que para ambos traería esta elección; además de que siempre se debe mantener una estrecha relación, y estar en la posibilidad de hacer, aceptar y modificar sugerencias respecto a la cadena productiva que vayan en pro del aumento del rendimiento y eficiencia de la misma, cadena que conecta a estas dos partes.

10. Elección o vuelta a empezar: Si todo salió bien y se logro un acuerdo benéfico para las partes, se tiene al proveedor idóneo, sino, sería bueno efectuar una retro-alimentación, modificar estos pasos según la organización y volver a empezar, aunque claro, no necesariamente desde el primer paso.

Nota: Gracias a mi Docente de Mercados III, Profesora Celina Teresa Forero A.

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